La gestión societaria en México suele verse como un aspecto secundario de naturaleza meramente administrativa. Esta percepción cambia cuando los socios de la compañía o bien sus acreedores revisan con detalle el alcance y contenido de las actas de asambleas (y otros documentos corporativos), lo cual suele revelar contingencias que comprometen la gestión de los administradores.
El riesgo de la “forma” sobre el “fondo”
Muchos administradores de sociedades mercantiles en México suelen creer que basta plasmar los acuerdos adoptados por una asamblea de socios en un acta genérica para cumplir con los requisitos legales y estatutarios. Sin embargo, esto no siempre es así.
La acreditación de la debida diligencia
Cada resolución que se tome en las asambleas deberá cumplir con requisitos determinados. Si la sociedad decide incrementar o disminuir su capital social, otorgar poderes o repartir utilidades, la asamblea deberá cumplir exigencias diversas. El deber del administrador es documentar de manera correcta las decisiones y, sobre todo, cerciorarse de que la sociedad puede tomar dichas resoluciones por haberse satisfecho los requisitos de la ley y los estatutos sociales.
Caso crítico: la distribución de utilidades
Un ejemplo práctico: para que una sociedad esté en condiciones de distribuir dividendos, la asamblea deberá aprobar los estados financieros que arrojen utilidades, separar el fondo de reserva legal y absorber o restituir las pérdidas que haya tenido la sociedad en ejercicios anteriores.
La delgada línea hacia la responsabilidad personal
De no hacerlo, los administradores están expuestos a responder con su patrimonio personal por un indebido reparto. Tanto la sociedad como los acreedores podrán exigir a los administradores el reembolso de las utilidades ilegalmente distribuidas.
Mecanismos de blindaje y prevención
¿Qué deberá hacer entonces el administrador para limitar la exposición a riesgos como el anterior?
Lo prudente será que la propia acta deje evidencia por escrito de que el administrador ha cumplido con todos los requisitos legales y estatutarios para el reparto de utilidades. No sólo eso, un acuerdo o resolución de liberación de responsabilidad por parte de la asamblea haría más robusta la evidencia para reducir la exposición del riesgo de los administradores a responder con su patrimonio personal. Si omiten ciertos detalles como los mencionados, aun cuando actúen de buena fe, pueden exponerse a omisiones que claramente se pueden evitar.
Quienes llevan la firma social deben preguntarse si los documentos corporativos tienen la solidez para resistir una revisión de acreedores, o en su caso, una deliberación de la asamblea sobre su propia responsabilidad personal.
