La constitución de una sociedad mercantil en México es un acto muy formal puesto que la ley exige que se cubran determinados requisitos. Entre ellos los accionistas o socios fundadores deberán acudir con sus estatutos sociales ante un fedatario público, o bien solicitar que este último los redacte de acuerdo con los intereses, necesidades y objetivos de los fundadores.
Sin embargo, el acto de constituir una compañía no se agota en la simple emisión de la escritura correspondiente, sino que de igual manera se tendrán que seguir actividades subsecuentes para que la compañía pueda operar de manera legal en nuestro país.
En efecto, los accionistas ya sea de manera personal o bien directamente por medio del propio fedatario público que formalizó la escritura solicitarán la inscripción de la compañía en el registro público de comercio.
Lo anterior con el objetivo de que los representantes o apoderados de la compañía no respondan con su patrimonio y de manera ilimitada por las deudas contraídas por la compañía, en este último caso hablamos de sociedades irregulares.
Lo que sucede en la práctica es que mientras se realiza la inscripción antes mencionada, el fedatario público expide una constancia firmada de su puño y letra, expresando que la escritura constitutiva se encuentra en trámite de inscripción en la oficina de registro público de comercio respectiva. Esto en el caso de que haya sido justamente el fedatario quien lleve a cabo la inscripción correspondiente.
Es importante que los accionistas cuando hayan constituido una sociedad anónima soliciten a la administración de la sociedad que emitan en su favor títulos accionarios o certificados provisionales. Lo cual será de mucha utilidad para que los accionistas puedan demostrar que son accionistas de la compañía recién creada.
Caso contrario, se corre el riesgo de que en las asambleas de accionistas convocadas no se les permita su acceso a las mismas, y por lo tanto puedan resentir los efectos de acuerdos que no se alinean a sus intereses.
Asimismo, las compañías deberán abrir y mantener actualizados los libros societarios. Esto representa una obligación que todos los comerciantes personas morales deben cumplir puesto que así lo establece tanto el código de comercio como la ley general de sociedades mercantiles. La omisión del cumplimiento de dicha obligación implica imposición de multas.
Además, tener actualizado los libros corporativos permitirá a los accionistas o socios contar con otro elemento de prueba para justificar su calidad como tales frente a la propia sociedad a sus socios y respecto de terceros.
Las sociedades deberán de presentar un aviso en el sistema electrónico de la secretaría de economía por medio del cual se informe sobre los datos necesarios para identificar el nombre, nacionalidad, domicilio y demás características de los socios y accionistas.
Otra obligación que todos los comerciantes personas morales deberán cumplir es su inscripción en el registro federal de contribuyentes. Para tales efectos los representantes legales de la sociedad deberán solicitar al Servicio de Administración Tributaria una fecha para poder llevar a cabo dicho trámite, la omisión o realización extemporánea de esta obligación puede generar multas y sanciones para las empresas.
No deberá pasarse por alto que a la par de la obligación que tienen los comerciantes en los registros antes referidos, para facilitar la celebración de contratos y negocios, la compañía deberá solicitar la apertura de una o varias cuentas bancarias. Esto permitirá realizar pagos y recibirlos como consecuencia de los negocios que realice la sociedad.
Existen otras obligaciones que se dan a partir de la contratación de empleados, la obtención de permisos y licencias, registros de marcas y patentes, etc. Mismos que serán abordados en otra nota informativa.
Para concluir, la constitución de una sociedad mercantil o empresa en México implica una serie de pasos a seguir como requisitos formales establecidos en las leyes anteriormente mencionadas.
Abarcando desde lo básico como redacción de los estatutos sociales ante el fedatario público hasta la inscripción de la sociedad en los registros mencionados anteriormente.
Cada paso a seguir es de suma importancia para tener una empresa debidamente operando conforme a Derecho.
Y una vez que se hayan cumplido los requisitos mencionados en la presente nota, se deberá mantener una actualización constante de los registros y libros corporativos, entre otras cuestiones. Lo anterior para garantizar la protección de sus accionistas, socios, así como la propia sociedad.
Por Equipo Derecho Corporativo
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