¿Qué es un código de conducta?
Un código de conducta es un documento interno, preparado por los órganos de administración de la compañía, que tiene por objeto establecer y comunicar sus valores, para proteger, entre otras cosas, la reputación de la organización.
Adoptar un código de conducta no significa únicamente el establecer una lista de deberes a cargo de los colaboradores de la empresa; sino de transmitir a los empleados, proveedores, clientes, autoridades y a la comunidad, cuál es la filosofía de la organización y su compromiso social. Se trata de fortalecer la imagen de que nuestra organización es una empresa socialmente responsable y en cumplimiento de la ley.
¿Por qué últimamente se habla tanto de los beneficios de diseñar e implementar un código de conducta?
El Código Nacional de Procedimientos Penales mexicano contempla la posibilidad de enjuiciar a las empresas y de fincarles responsabilidad penal, cuando se cometan delitos a su nombre, por su cuenta, en su beneficio o a través de los medios que ellas proporcionen, cuando se haya determinado que además no tenían un debido control en su organización.
La última parte del párrafo anterior establece ya no la opción, sino el deber, de que las empresas lleven a cabo un debido control en su organización, y un código de conducta es una herramienta muy útil para demostrar dicho control.
La responsabilidad penal de las empresas no se extingue con reestructuras corporativas, transformaciones de su tipo legal (por ejemplo, de una sociedad anónima a una de responsabilidad limitada), si se fusionan, se escinden o son absorbidas, ni tampoco cuando se disuelvan y continúen su actividad económica y operativa.
Las sanciones que podrán imponerse a las empresas van desde una multa hasta su disolución. De hecho, el marco legal mexicano se ha adecuado para armonizar la imposición de dichas sanciones. Tenemos como ejemplo la reforma a la ley general de sociedades mercantiles publicada el 24 de enero de 2018, en la que se agrega como causal de disolución de una compañía, la resolución judicial o administrativa dictada por los tribunales competentes, conforme a las causales previstas en las leyes aplicables.
Al imponer la sanción, el juez tomará en cuenta, entre otros aspectos, la magnitud del incumplimiento de una empresa del debido control en su organización y la exigibilidad de conducirse legalmente.
Por lo anterior, las empresas se han dado a la tarea de establecer códigos de conducta, entre otras cosas, para demostrar que ponen mucha atención y le dan importancia al debido control en la organización, y de esta manera evitar o atenuar la imposición de sanciones, incluidas las de naturaleza penal.
¿Qué elementos deberá contener un código de conducta?
No existen lineamientos preestablecidos que deberán seguir las empresas para diseñar un código de conducta, ni tampoco respecto de su contenido. Sin embargo, típicamente un código de conducta contiene los siguientes requisitos:
a) Debe redactarse de manera clara y precisa para que lo puedan asumir y aplicar desde la alta dirección de la compañía, los mandos medios y los operadores.
b) Establecerá reglas claras respecto de los principios éticos conforme a los cuales se deberán conducir los empleados de la compañía al interior de esta, frente a proveedores, clientes y autoridades, así como ante la comunidad y al medio ambiente. Atributos de una empresa socialmente responsable.
c) Se designará a un órgano colegiado o bien a un individuo encargado de vigilar el cumplimiento del código de conducta, de recibir y encauzar denuncias y que reportará al consejo de administración de la compañía. Esta designación puede recaer en un comité de mejores prácticas corporativas, o un compliance officer (funcionario de cumplimiento).
d) Es recomendable tener disponible una línea de denuncia anónima y directa, para que los empleados puedan reportar conductas que pudieran encuadrarse como violatorias del código, sin que se vea comprometida su permanencia en sus cargos o sean sujetos de represalias.
e) El código establecerá un catálogo de sanciones aplicables por el incumplimiento de sus términos, que busque desalentar la comisión de conductas violatorias del mismo. Sin embargo, se deberá poner especial cuidado en transmitir a los empleados que el propósito del código de ética es establecer una cultura de cumplimiento, y no de persecución o castigo.
f) El código de ética deberá de hacerse extensivo y público a todos los empleados de la organización, y éstos deberán expresar su consentimiento por escrito respecto del alcance y aplicación del código y de las consecuencias que traería su incumplimiento.
g) Es recomendable que los proveedores y clientes sean informados acerca del alcance y aplicación del código de conducta, y manifiesten su conformidad con el mismo, sea a través de comunicados expresos, o como parte de los contratos celebrados con la empresa.
Consideraciones finales
El diseño e implementación de un código de conducta resulta una medida muy eficaz que forma parte de las políticas y estrategias de cumplimiento de las empresas.
Dicha medida, combinada con otras acciones, que se tratarán en otros posts, permitirá que las compañías tengan argumentos convincentes, pero particularmente pruebas robustas para demostrar que son empresas socialmente responsables.
Pero lo más importante es que un código de conducta servirá para demostrar que los órganos de administración de la empresa están haciendo lo necesario para tener un debido control en la organización, tal como lo exige la ley.
