ENGLISH VERSION
Mexican legal entities have the obligation to open corporates books and records and keep them updated. These books consist of the shareholders’ meetings minutes book, stock registry book or special partners’ book and the capital variations book, when the administration body of the companies is plural, they shall also have a board of directors’ meetings minutes book. In subsequent lines we will develop the general and main requirements of these books.
I.- Shareholders’ meetings minutes book
All the agreements or resolutions on the business development taken by the shareholders or partners through a meeting shall be recorded with the relevant meetings minutes book.[1]
The general shareholders’ meeting minutes shall be recorded with the respective book and signed by the president and secretary of the meeting at hand, as well as by the statutory auditor or statutory auditors who are present.[2]
What should be recorded with the book when general meetings are held?
The Commercial Code (the “Code”) establishes the requirements that shall be recorded with the shareholders’ meeting minutes book. indeed, Article 41 states as follows: ” The shareholders’ meeting minutes book of any company, when refered to general meetings, shall contain: the respective date, the attendees, the numbers of shares that each one represents, the number of votes, the agreements taken, those that will be recorded literally; and when the votes are not economic, the votes cast, taking care also to record everything that leads to the perfect knowledge of what was agreed” [3]
II.- Board of directors’ meetings minutes book
The board of directors’ meetings minutes shall be recorded with the relevant book. The article 41 of the said Code states that it shall be recorded with the meetings minutes book:
“…The date, name of the attendees and a list of the approved agreements. These minutes shall be authorized with the signatures of the persons to whom the statutes confer this power”.[4]
III.- Stock registry book
The General Corporations and Partnerships Law (the “Law”) indicates that the company will consider as titleholder of the shares the person who appears registered in the stock registry book, the company shall register at the request of any holder the transfers executed.[5]
What are the requirements that the stock registry book must have?
(i) Name, nationality, domicile of the shareholder, shares belonging to the holder, indicating numbers, series, classes, and other points.
(ii) Indications of the payments made for the shares.
(iii) Transfers of shares.[6]
IV.- Capital stock variations book.
According to the Law, any increase or reduction of the capital of a company shall be agreed by a general shareholders meeting. This variation to the capital stock shall also be recorded in the capital stock variations book.[7]
V.- Common rules to the aforementioned books
Notwithstanding the particularities of the above listed books, there are common rules applicable to these records, which compliance is borne by the companies:
– All records must be kept in Spanish, even if the merchant is a foreigner.[8]
– They shall keep the books, records, and documents of their business for a minimum period of ten years.[9]
– The Companies may keep or digitize all or part of the documentation relating to their business, in printed format, or in electronic means, optical means or of any other technology, provided that, in the latter media, the provisions of the official Mexican standard on digitization and keeping of data messages issued for this purpose by the Secretariat are complied with.[10]
Companies that do not comply with the provisions of Mexican legislation regarding books in their content and preparation will be subject to fines.
VI.- Penalties for failure to comply with the aforementioned obligations.
According to the Code and the Federal Tax Code (the “Tax Code”), the following are the sanctions that can be attributed to anyone who commits an infraction related to the following obligations:
– Whoever commits the infractions related to the obligation referred to in articles 83, section II [11] and 84 [12] of the Tax Code, shall be subject to a fine of $370.00 Mexican pesos to $8,430.00 Mexican pesos.
– In the event that the provisions of Article 37 of the Code[13] are not complied with, the company will be liable to a fine of not less than $ 25,000.00 Mexican pesos, which will not exceed five percent of its capital stock.
FINAL COMMENTS.
It is important that legal entities are aware of compliance with their corporate obligations, including those referred to in this note. This will allow them to comply with their duties in a timely manner and avoid being subject to the sanctions listed above.
[1] Article 36 of the Commercial Code.
[2] Article 194 of the General Corporations and Partnerships Law.
[3] Article 41 of the Commercial Code.
[4] Article 41 of the Commercial Code.
[5] Article 129 of the General Corporations and Partnerships Law.
[6] Article 128 of the General Corporations and Partnerships Law.
[7] Article 219 of the General Corporations and Partnerships Law.
[8] Article 37 of the Commercial Code.
[9] Article 46 of the Commercial Code.
[10] Article 46 Bis of the Commercial Code.
[11] The aforementioned article and section establish as follows: “The following are infractions related to the obligation to keep accounts, provided that they are discovered in the exercise of the powers of verification or the powers provided for in article 22 of this Code…” “… Not to keep any special book or record required by tax laws; not complying with the obligations on valuation of inventories or not carrying out the control procedure thereof, which establishes the tax provisions …”
[12] The aforementioned article establishes the following: “Whoever commits the infractions related to the obligation to keep accounts referred to in Article 83, the following sanctions shall be imposed…”
[13] Article 37 of the Code provides: “All records referred to in this chapter must be kept in Spanish, even if the merchant is a foreigner. If this requirement is not met, the merchant will incur a fine of not less than 25,000.00 pesos, which will not exceed five percent of its capital and the authorities the corresponding parties may order that the translation into Spanish be made by means of a duly recognized expert translator, all the costs arising from said translation being borne by the merchant.”
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VERSIÓN EN ESPAÑOL
Las sociedades mercantiles mexicanas tienen la obligación de abrir y mantener actualizados ciertos libros y registros corporativos. Dichos libros consisten en el libro de actas de asambleas de accionistas, el libro de registro de acciones o especial de socios y el libro de variaciones de capital social. Cuando el órgano de administración de las sociedades sea colegiado, también deberán de contar con un libro de actas de juntas de consejo de administración. En líneas subsecuentes desarrollaremos las generalidades y principales requisitos de los libros antes mencionados.
I.- Libro de actas de asamblea de accionistas
En el libro o libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de accionistas o socios.[1]
Las actas de asambleas generales de accionistas se asentarán en libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y por el secretario de la asamblea que se trate, así como por el comisario o comisarios que estén presentes.[2]
¿Qué deberá asentarse en el libro si se celebran asambleas generales?
El Código de Comercio (el “Código”) menciona los requisitos que deberá tener el libro de actas de asambleas para asentar las asambleas generales. En efecto el artículo 41 señala lo siguiente: “En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado”.[3]
II.- Libro de actas de juntas de consejo de administración
Las actas de asambleas de juntas de consejo de administración se asentarán en el libro respectivo. El propio artículo 41 del Código mencionado, señala qué deberá asentarse en el libro de actas de juntas:
“…La fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. Estas actas serán autorizadas con las firmas de las personas a quienes los estatutos confieran esta facultad”.[4]
III.- Libro de registro de acciones
La Ley General de Sociedades Mercantiles (la “Ley”) señala que la sociedad anónima considerará como dueño de las acciones a la persona que aparezca inscrita en el libro de registro de acciones, la sociedad deberá registrar a solicitud de cualquier titular las transmisiones que se ejecuten [5]
¿Cuáles son los requisitos que deberá tener el libro de registro de acciones?
(i) Nombre, nacionalidad, domicilio del accionista, acciones que le pertenezcan, señalando números, series, clases y demás puntos.
(ii) Indicaciones de las exhibiciones que se lleven a cabo.
(iii) Transmisiones que se ejecuten.[6]
IV.- Libro de variaciones de capital social.
De acuerdo con la Ley todo aumento o reducción del capital de una sociedad se deberá de acordar por medio de una asamblea general de accionistas. Dicha variación al capital social deberá de asentarse de igual manera en el libro de variaciones de capital.[7]
V.- Reglas comunes a los libros antes mencionados
No obstante las particularidades de los libros descritos, existen reglas comunes aplicables a dichos registros, cuyo cumplimiento recae a cargo de las compañías:
– Todos los registros deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.[8]
-Las sociedades están obligadas a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años [9]
-Las sociedades podrán realizar la conservación o digitalización de toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.[10]
Las sociedades que no cumplan con lo establecido en la legislación mexicana respecto a los libros en su contenido y elaboración serán acreedores a multas.
VI.- Sanciones por incumplir con las obligaciones antes mencionadas.
De conformidad con el Código y el Código Fiscal de la Federación (el “Código Fiscal”), las siguientes son las sanciones que se le pueden atribuir a cualquiera que cometa una infracción relacionada con las siguientes obligaciones:
-A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación a que se refiere los artículos 83 fracción II [11] y 84 [12] del Código Fiscal será acreedor a una multa de $370.00 pesos mexicanos a $8,430.00 pesos mexicanos.
-En caso de que no se cumpla con lo establecido en el artículo 37 del Código [13] la sociedad será acreedora a una multa de no menos de $25,000.00 pesos mexicanos, el cual no excederá del cinco por ciento de su capital.
COMENTARIOS FINALES.
Es importante que las sociedades mercantiles tengan conciencia del cumplimiento de sus obligaciones corporativas, entre ellas las referidas en esta nota. Lo anterior permitirá que cumplan con sus deberes en tiempo y forma y eviten ser acreedoras de las sanciones enlistas anteriormente.
[1] Artículo 36 del Código de Comercio.
[2] Artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
[3] Artículo 41 del Código de Comercio.
[4] Artículo 41 del Código de Comercio.
[5] Artículo 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
[6] Artículo 128 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
[7] Artículo 219 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
[8] Artículo 37 del Código de Comercio.
[9] Artículo 46 del Código de Comercio.
[10] Artículo 46 Bis del Código de Comercio.
[11] El artículo y fracción mencionados establecen lo siguiente: “Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes…” “… No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no llevar el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales …”.
[12] El artículo mencionado establece lo siguiente: “A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el Artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones…”
[13] El artículo 37 del Código establece lo siguiente: “Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menos de 25,000.00 pesos, que no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido, siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.”
Aviso
La presente nota es exclusivamente para efectos informativos, y por lo tanto no deberá utilizarse como sustituto de una asesoría legal apropiada, exhaustiva y ajustada a cada caso en particular. La nota refleja únicamente las opiniones de sus autores y por lo tanto, no se podrá fincar responsabilidad legal alguna a los mismos, derivada de cualesquier imprecisión, error u omisiones en la nota.